Mindennapos problémaként jelenik meg, hogy a számítógépünk letöltési vagy ‘inbox’ mappája gyorsan megtelik különféle fájlokkal: jelentésekkel, számlákkal, képernyőképekkel vagy bizonylatokkal. Ezeket rendszerezni időigényes és monoton munka, ráadásul minden egyes újonnan érkező dokumentummal meg kell ismételni a folyamatot.
A videó felveti annak lehetőségét, hogy ezt a feladatot mesterséges intelligenciával (AI) oldjuk meg, amely automatikusan elolvassa a fájlokat, átnevezi őket, majd a megfelelő mappába mozgatja. Ehhez viszont előzetesen szükséges egy szabálykönyv létrehozása, amely alapján az AI a személyes preferenciáink szerint végzi a fájlok kezelését.
Részletes útmutatót kapunk egy hatékony rendszerezési keretrendszer, névkonvenciók kialakításához és egy gördülékeny munkafolyamat összeállításához. Bemutatásra kerülnek különféle mappastruktúrák, például a ‘para’ elv szerinti projektek, területek, források és archívumok használata, valamint konkrét példákon keresztül figyelhetjük meg, hogyan működik mindez különböző AI eszközökkel és felhő alapú tárhelyszolgáltatásokkal.
Téma még az AI interaktív tanítása, a szabálykönyv folyamatos bővítése a gyakorlati visszacsatolások révén, valamint hogy miként fejleszthetjük és alakíthatjuk át saját digitális dokumentumkezelési folyamatainkat. Felmerülnek olyan kérdések is, mint: hogyan érdemes kialakítani a mappahierarchiát; milyen szabályokra érdemes az AI-t megtanítani; milyen gyakran szükséges finomítani a rendszert; mi a különbség a különböző platformok között; vagy mik lehetnek a rendszer korlátai, amikor AI-ra bízzuk az iratkezelést?
